Brzina kojom se kanali za komunikaciju mijenjaju je nevjerovatna. Slijede osnovni savjeti koji će vam pomoći da investirate u dobro osmišljenu strategiju:

1.    Pažljivo odaberite alate
2.    Postavite standarde koji zadovoljavaju potrebe krajnjih korisnika
3.    Razvijte vještinu pisanja za web
4.    Dobro iskoristite dostupne alate
5.    Stavite 'poziv na akciju' u centar svake komunikacije
6.    Isprobajte nove ideje na manjim projektima
7.    Budite u dodiru sa duhom vremena u kojem živite
8.    Budite humani
9.    Njegujte obrazovnu kulturu
10.    Budite interesantni
11.    Segmentirajte interesne grupe što je detaljnjije moguće
12.    Budite efikasni
13.    Obavljajte mjerenje i monitoring

1. Pažljivo odaberite alate

Koristite elektronske komunikacije zajedno sa tradicionalnim kanalima kao integralni dio vaše komunikacijske strategije. Budite informisani o najefikasnijim kanalima putem kojih možete doći do željenih ljudi.

Trebalo bi da imate jasan razlog za korištenje određenih kanala, koji po mogućnosti odgovaraju komunikacijskim zahtjevima određene kampanje, kao i prihvaćenosti tog kanala kod publike. Nađite odgovarajući balans koji odgovara potrebama i zahtjevima vaše zajednice.

Dobro provjerite da li je publika privržena tom kanalu. Ne odbacujte tradicionalne načine komuniciranja zbog novih i modernih kanala.

Neka web stranica bude vaša centralna aktivnost u sklopu elektronskih komunikacija. Učinite da informacije budu jasne i koncizne, zatim ih prilagodite drugim kanalima i platformama.
Da bi projekat uspio, neophodno je da više rukovodeće osoblje jasno upravlja elektronskim komunikacijama, te posjeduje dovoljne količine resursa.

Ne treba se skoncentrisati na alate. Neophodno je otkriti kojim ljudima je određeno sporno pitanje bitno, te kako reaguju na primljene informacije. Web menadžer bi trebao dobro ispitati korištenjem kojih kanala će se vrijeme najbolje iskoristiti, kao i doprijeti do ciljnih grupa.

South Tyneside je nedavno sproveo efikasnu kampanju informisanja o recikliranju. Oni su analizirali podatke kako bi identifikovali komunikacijske potrebe i efikasno obavili monitoring i mjerenje rezultata.

2. Postavite standarde koji zadovoljavaju potrebe krajnjih korisnika

Neka sadržaj provjere osobe koje redovno ispituju kvalitet sadržaja različitih komunikacijskih kanala.

Identifikujte moguće prilike kako biste povezali projekte, kampanje i inicijative.

3. Razvijte vještinu pisanja za web

Nastojte da na web stranici ispunjavate potrebe cjelokupne publike i koristite druge oblike komunikacije za ciljane grupe korisnika.

Primjenjujte dobre prakse pisanja za web. Budite što jednostavniji. Ne dozvolite da se pogubite sa zvučnim riječima. Uvodite čitatelje nježno u priču i nemojte ih bombardovati informacijama. Uključite što više podnaslova, tako da je lako preletiti preko teksta i uhvatiti ključne teze. Salford City Council je sastavio smjernice za autore kako bi mogli poboljšati proces pisanja. Koristite smislene fotografije koje će pratiti naslove i odlomke.

4. Dobro iskoristite dostupne alate

Ne morate sami razvijati alat za rad ukoliko on već postoji. Izgradite alate koji se lako i jeftino kasnije mogu prilagođavati. Pitajte se šta besplatno možete pružiti zajednici kao popratni proizvod vašeg uobičajenog poslovanja. Lincolnshire County Council je kreirao alate koji omogućavaju korisnicima da veoma lako edituju web stranice. Kao rezultat toga, oni mogu grupama iz lokalne zajednice pružiti besplatne web usluge. To je toliko efikasno da ljudi u osamdesetim godinama života mogu uspješno upravljati sadržajem web stranica i lako se prilagoditi novim standardima. Nedavno je slijepa žena uspjela da napravi web stranicu za svoje selo.

Web tim kreira web stranicu, dizajnira i  uređuje osnovni sadržaj, zatim obučava druge i besplatno održava stranicu ukoliko ostali poštuju osnovna pravila. Web stranice se redovno provjeravaju kako bi se utvrdilo da nema razloga da se određena usluga poništi ili da se oduzmu privilegije. Lincolnshire County Council ima više od 100 aktivnih web stranica, uključujući i stranicu za poljsku zajednicu koja je u potpunosti napravljena na njihovom jeziku  –i  alati za editovanje stranice i kompletan sadržaj su na poljskom. Ovakav višejezični sistem upravljanja sadržajem pruža usluge na mnoštvu jezika, bez potrebe da se usavršava.

Ovi alati, kojima se lako i brzo rukuje, su veoma uspješni i predstavljaju pozitivan primjer ulaganja u web infrastrukturu, sa naglaskom na pristupačnost široj javnosti, poštivanje vrijednosti zajednice, te isplativost investicija.

Možete posjetiti sljedeće web sajtove Lincolnshire County Councila:

Information on free community sites (Informacije o besplatnim stranicama za zajednice)
Site made by the visually impaired user (Stranica koju su kreirali slijepi korisnici)
Polish language community site (Stranica poljske zajednice)

5. Stavite ´poziv na akciju´ u centar svake komunikacije

Korištenje elektronskih komunikacija može biti veoma lako. Mnogo veći problem obično predstavlja motivisanje javnosti da preduzmu akciju. Jasno definišite šta želite postići, odlučite se za kanale, sadržaj i rječnik koji će služiti vašim ciljevima.

Omogućavajući stanovništvu da komunicira na više načina putem web stranica, održava se njihovo interesovanje, povećava se razmjena informacija, što može motivisati ljude da preduzmu konkretnu akciju.

Podsjetite ljude da se gvožđe kuje dok je vruće. Jasno se izjasnite o tome kakve promjene u ponašanju ljudi očekujete, te koje akcije očekujete da preduzmu.

Budite pametni i odgovorni
Pratite trendove. Ne radite nešto ukoliko ne znate kako da to izmjerite i sa čim ga možete uporediti. Odredite svoje ciljeve i pobrinite se za to da budu izvodivi. To sve detaljno navedite u tehničkom objašnjenju. Obavezno se pobrinite za to da barem obavite monitoring rejtinga komunikacijskih kanala: trebali biste znati ko prati koji kanal. Pratite koje pojmove korisnici traže na web stranici i pobrinite se za to da efikasno pokrijete najpopularnija pitanja. Razmislite o tome da dodate bogatiji sadržaj, kao što su video klipovi ili ´podcast´ (digitalne datoteke sa audio ili video zapisom), uz pojmove koji se najčešće traže.

Budite upućeni u metod poređenja finansijskih cifri – prikažite kako se porede troškovi komunikacije korištenjem različitih kanala. Promovišite jeftinije kanale, osigurajte podršku za promjene i poboljšajte reputaciju time što ćete građanima ukazati na načine uštede i savjetovati ih o tome na šta žele potrošiti svoj novac.

Pratite statistike kako biste mogli redovno pregledati i poboljšavati strategije vezane za elektronsku poštu i brošure.

6. Isprobajte nove ideje na manjim projektima

Zadajte sebi cilj da svom osoblju pružite pristup alatu što je više moguće. Ne možete se prilagoditi okolini ukoliko ne živite u njoj.

Uzmite u obzir beta verzije, verzije prije zvaničnih, i testirajte ih na malom broju korisnika, kako biste na vrijeme uočili greške, poteškoće i smetnje u samom dizajnu interfejsa.

Omogućite ljudima da vam lako pruže povratnu informaciju. Zadovoljstvo klijenata kao korisnika može biti pokazatelj dobre investicije.

Stratford-on-Avon District Council je kreirao SDC laboratorije kako bi sa javnošću podijelio sadašnje i buduće alate za elektronsko komuniciranje.

7. Budite u dodiru sa duhom vremena u kojem živite

Ljudi u vašoj Internet društvenoj mreži isto tako mogu biti vaša onlajn ciljna grupa. Eksperimentišite pomoću Internet anketa, kvizova i ´wikija´.

Koristite web stranice zajednice i forume kako biste saznali šta je građanima bitno. Izgradite povjerenje time što pokazujete da vam je stalo.

Bavite se pitanjima koja korisnici postavljaju. Skoncentrišite se na ono što je bitno ljudima, a ne upravi.

8. Budite humani

Društveni mediji se zasnivaju na ličnom kontaktu između dvije osobe. Mijenjanje tradicionalnih kanala komunikacije automatskim sistemima vam neće podići reputaciju kod stanovništva. Međutim, ukoliko automatski sistem komunikacije iskoristite na pravilan način za dopunjavanje tradicionalnih kanala, elektronska komunikacija može pokazati da ste konstruktivni, dostupni i otvoreni za dijalog.

Ne koriste činjenicu da određena ciljna grupa nema pristup Internetu kao izgovor za uporno staromodno razmišljanje i komuniciranje.

Budite interesantni i pridajite važnost stvarnoj ljudskoj interakciji.

9.  Njegujte obrazovnu kulturu

Pokušajte da integrišete elektronsku komunikaciju unutar vaše organizacije prije nego je plasirate široj javnosti.

Identifikujte pojedince sa zavidnom količinom znanja i entuzijazma i pružite im priliku da sa vama podijele svoje stručno znanje i informacije.

Neka vaše osoblje na projektima radi u parovima ili malim timovima – tako će učiti jedni od drugih i efikasnije raditi.

Izgradite ´banku znanja´ za svoje komunikacijske kanale i projekte kako biste mogli učiti iz grešaka i kako biste znali šta je bilo uspješno u prošlosti. Uzmite te podatke u obzir kada budete donosili odluke koje kanale da koristite kako biste ispunili ciljeve određene komunikacije. Isticanje grešaka može biti jednako važno kao i isticanje uspjeha, što onda vodi ka boljoj cjelokupnoj efikasnosti.

Iskoristite svaku priliku da koristite Web 2.0 za obrazovanje i stručne seminare.

Zapamtite da je ´investirajte u osoblje, a na alat´ bila mantra strategista kampanje Baracka Obame.

10. Budite interesantni

Balansirajte činjenični aspekt komuniciranja za puko pružanje informacija sa interesantnim sadržajem, dobro napisanim, popraćenim fotografijama, interakcijama, grafikonima, linkovima i videima.

Ne pokušavajte ´prodavati´ savjete. Web stranice bi trebale prenositi informacije. Bolje je držati se činjenica i biti direktan.

Možda je potreban više od jednog tipa ličnosti kada se radi sa Internet društvenim medijima, čak i onda kada je u pitanju jedna određena ciljna grupa. Razmislite o tome da promijenite dio brenda koji spada pod ´ličnost vaše organizacije´ kako biste obuhvatili veći broj mišljenja.

Ljudima se možda neće svidjeti vaši profili, alati, forumi i statusi na twitteru. Čak i ako ne privućete pažnju kakvu želite, ovi kanali mogu povećati broj posjeta vašoj web stranici.

11. Segmentirajte interesne grupe što je detaljnjije moguće

Napravite spiskove sa e-mail adresama na kojima će se naći ljudi sa sličnim generalnim interesima. Tražite od korisnika da odaberu da li žele da primaju vaše brošure kada se prijave za onlajn usluge ili aktivnosti. Liste, koje se mogu koristiti kao početna tačka za dalju segmetaciju ciljnih grupa za kampanje koje se bave jednim spornim pitanjem, će se prirodno formirati kao posljedica drugih aktivnosti vezanih za komunikaciju.

Redovno obavljajte monitoring odgovora koje dobijete na vaše na e-mailove, saznajte koji korisnici su koristili link da posjete vašu stranicu i skoncentiršite se na ispunjavanje potreba i očekivanja tih pojedinaca.

12. Budite efikasni

Potrudite se da imate dobar plan za akciju za slučaj kada se pojavi neko sporno pitanje. Debate u medijima obično traju tek nekoliko dana, tako da morate brzo doći do bitnih ljudi i omogućiti im da razgovaraju međusobno, ali pod uslovom da vi tom razgovoru možete prisustvovati ili ga organizovati.

Prave promjene koje sa sobom nosi elektronska komunikacija su tek počele. Promjene koje sada napravite mogu vas pripremiti za još veće promjene koje će tek nastupiti.

13. Obavljajte mjerenje i monitoring

Za razliku od  tradicionalnih kanala, rejting nekog kanala elektronske komunikacije možete mnogo lakše pratiti. Možete brojati koliko ljudi posjeti web stranicu zahvaljujući različitim izvorima, kao što su bilteni (newsletters) koje se šalju putem e-mailova, te uvijek možete znati koliko puta su korisnici downloadovali neki dokument ili podcast. Monitoring vam omogućava da budete u toku sa najboljim praksama, te da poboljšate svoje buduće djelovanje.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Prevela: Lela Kadrić

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Preuzeto sa: idea.gov.uk