Vijeće grada Derbyja je željelo da osvježi svoje aktivnosti na poboljšanju komunikacija organizovanjem sedmice za svoje uposlenike i uposlenike partnerskih organizacija pod nazivom ‘Kako olakšati komunikacije’.

Kratak pregled

Cilj sedmice ‘Kako olakšati komunikacije’ je bio sljedeći:

•    da ukaže na važnost efikasnih komunikacija, u kojima se ne koriste stručni termini i koje su dobro isplanirane i usmjerene
•    da unaprijedi vještine uposlenika ponudom obuke i instrukcija, prezentacija i aktivnosti o ključnim komunikacijskim temama
•    da postavi skup komunikacijskih alata na intranet namijenjen uposlenicima i da objedini postojeće i nove smjernice o efikasnim komunikacijama.

Sedmica je bila dobro posjećena i naknadna anketa osoblja je pokazala da je značajna većina zaključila da su poboljšali svoje komunikacijske vještine.

Ključne lekcije za druga vijeća

•    Zahvaljujući saradnji između komunikacijskih službenika i službenika zaduženih za usavršavanje osoblja, većina treninga održanih tokom sedmice je organizovana i realizovana uz minimalna sredstva.
•    Bilo je mnogo prijavljenih za treninge koji se bave novim medijskim tehnologijama, pisanjem za web i komuniciranjem za grupama do kojih je teško doprijeti
•    Izrada online komunikacijskih alata za naš intranet je korporativnom komunikacijskom timu omogućila da racionalizira i objedini svoje postojeće smjernice i da označi praznine gdje je potrebno donijeti nove smjernice.

Ko je učestvovao?

Sedmicu su organizovali šef korporativnih komunikacija i dva člana korporativnog komunikacijskog tima. Prvo smo se sastali sa kolegama zaduženim za usavršavanje uposlenika da se dogovorimo o obimu sedmice i da osiguramo njihovu podršku i učešće.

Zatim smo odredili teme koje smo smatrali da treba obraditi, te da li treninge treba da vode kolege ili vanjski treneri.

Prijedlog smo poslali svojoj grupi zaduženoj za komunikacije, koja se sastoji od stručnjaka za marketing, odnose s medijima, dizajn i web komunikacije iz cijelog Vijeća i partnerskih organizacija. Bila nam je potrebna njihova puna podrška tokom sedmice, jer će njihova uloga u vođenju većine treninga biti ključna.

Nakon što smo sa kolegama dogovorili ko će voditi koji trening, uradili smo sljedeće:

•    napravili smo raspored
•    rezervisali smo sale za sastanke
•    dogovorili smo se sa kolegama da naprave prezentacije
•    angažovali smo vanjske trenere za nekoliko treninga koje nisu mogle voditi kolege.

Nastavili smo da reklamiramo sedmicu u našim biltenima za uposlenike i odjele, putem plakata na oglasnim pločama i na intranetu Vijeća, te izvršili rezervacije za treninge.

Problemi i kako smo ih savladali

Osiguranje učešća grupe zadužene za komunikacije

Imali smo veoma mali budžet za angažovanje vanjskih trenera, tako da smo se oslonili na stručno znanje stručnjaka za komunikacije da naprave prezentacije. U tome smo uspjeli, jer smo se pobrinuli da komunikacijska grupa u potpunosti učestvuje u planiraju sedmice. Nakon što su kolege pristale da naprave prezentacije, ako su neki pokušali da se povuku, morali smo ih podsjetiti da su se obavezali da će voditi treninge.

Donošenje odluke o pravilnoj mješavini tema prezentacija i treninga
Prvobitno je bilo predloženo oko 25 treninga, ali smo shvatili da bi njihova realizacija sa našim ograničenim sredstvima predstavljala preveliki izazov. Zbog toga smo broj smanjili na deset tema:

-    korištenje jednostavnog jezika
-    bolji načini pisanja pisama
-    osnove brendinga (ovo je realizovano putem naše mreže rukovodilaca)
-    istraživanje novih medijskih tehnologija za komunikacije
-    pisanje za web
-    reklamiranje usluga
-    osnove medijskog protokola
-    kako komunikacije učiniti pristupačnim i kako doći do teško pristupačnih grupa
-    radionica o dizajnu – kako koristiti Word predloške za dizajniranje osnovnih reklamnih materijala
-    osnove konsultacija.

Poticanje interesa uposlenika za učešće u sedmici
Željeli smo da budemo sigurni da su uposlenici u potpunosti upoznati sa sedmicom i da koriste svaku priliku da učestvuju na treninzima. U slučajevima kada smo plaćali vanjske trenere, željeli smo da budemo sigurni da će naročiti ti treninzi biti dobro posjećeni.

Da bismo potakli interes, uradili smo sljedeće:

•    reklamirali smo sedmicu u našem internom biltenu, u biltenima odjela i na našem intranetu, a uz to smo zamolili naše partnerske organizacije da i oni to učine
•    organizovali smo i reklamirali različite aktivnosti, uključujući nagradno izvlačenje da bi potakli uposlenike da daju svoje prijedloge, lokaciju na kojoj su ljudi mogli pitati sve što žele znati o komunikacijama i igru sličnu bingu u kojoj se prati koliko puta će govornik ponoviti određenu riječ
•    proizveli smo ograničenu količinu biorazgradivih hemijskih olovaka ‘Ja ne koristim stručne termine’ koje smo dijelili ljudima koji su prisustvovali događajima organizovanim tokom sedmice.

Osiguranje dovoljno velikih sala da odgovorimo na potražnju za pojedinim treninzima
Za učešće na treningu o pisanju za web je bilo više prijavljenih nego što smo predvidjeli i imali smo teškoće da nađemo dovoljno veliku salu. Postojala je mogućnost uvođenja dodatnog termina, ali to bi imalo posljedice u smislu vremena i dostupnosti uposlenika. Na kraju smo odlučili da organizujemo prostor na vanjskoj lokaciji za ovaj trening.

Rezultati i efekti

Ukupno 116 uposlenika je podnijelo 175 prijava za naše aktivnosti. Jednim od treninga je obuhvaćeno oko 150 rukovodilaca putem naše mreže za rukovodioce, koji su se sastali tokom sedmice. Zamolili smo uposlenike – obuhvatajući i trening za mrežu rukovodilaca koji je ocijenjen odvojeno – da popune ocjenjivačke listiće.

Međutim, shvatili smo da učešće u sedmici i popunjavanje ocjenjivačkih listića neće biti dovoljno za procjenu efekata sedmice u odnosu na naše ciljeve. Da bismo to uradili, proveli smo anketiranje uposlenika koji su učestvovali u sedmici, na što ih se odazvalo 43 posto.

Analiza je pokazala sljedeće:

•    92 posto je kazalo da su zahvaljujući ovoj sedmici postali svjesniji značaja efikasnih komunikacija
•    96 posto je izjavilo da će učestvovati u budućim događajima kao što je ova sedmica
•    među onima koji su rekli da će učestvovati, 42,6 posto je kazalo da bi više voljeli da budući događaji traju jedan dan, dok je 44,7 posto kazalo da bi više voljeli da događaji traju jednu sedmicu
•    90 posto je smatralo da je obuka koju su pohađali poboljšala njihove komunikacijske vještine – najčešće u smislu veće svjesnosti, znanja i samopouzdanja o tome šta treba da rade, kako da rade i gdje da traže savjete
•    86 posto su upoznati sa našim online skupom komunikacijskih alata.

Šta smo mogli uraditi bolje?

Većina treninga je organizovana u glavnom sjedištu Vijeća iz prostog razloga što se tu nalaze najveće sale. Međutim, svjesni smo da je ovo možda bila prepreka za uposlenike koji rade na drugim lokacijama. Idealno bi bilo da smo ponudili neke od treninga na tim lokacijama.
Mada smo obuhvatili 150 rukovodilaca treningom pod nazivom ‘Osnove brendinga’, voljeli bismo da je više rukovodilaca i šefova službi učestvovalo u čitavoj sedmici. Da bismo to postigli, vjerovatno bismo morali odabrati i ponuditi treninge koji odgovaraju njihovim konkretnim potrebama.

Sljedeći koraci

Trenutno sagledavamo kako ćemo u budućnosti organizovati ovu vrstu usavršavanja za uposlenike. Istražićemo da li bi kraći, česći treninzi organizovani na više lokacija Vijeća potakli više uposlenika i rukovodilaca da učestvuju.

Prikupljamo prijedloge koje smo dobili od uposlenika i tražimo da daju dodatne prijedloga da bismo mogli napraviti jednostavnije alternative koje ćemo dodati našem skupu komunikacijskih alata.

Odlučili smo da pozovemo uposlenike koji imaju povjerenja u vlastite komunikacijske vještine da postanu lokalne kontakt osobe za uposlenike koji imaju manje samopouzdanja kroz mrežu prijatelja koji se međusobno pomažu u oblasti komunikacija.

Dodatne informacije
Maureen Eastgate, šefica korporativnih komunikacija
Vijeće grada Derbyja
telefon: 01332 256207
email: maureen.eastgate@derby.gov.uk

Analiza slučaja objavljena u februaru 2009. godine

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Prevela: Kanita Halilović
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Preuzeto sa idea.gov.uk