U redakcijama mnogo vremena protiče u nepotrebnim, nebitnim ili sasvim uzaludnim poslovima, razgovorima i radnjama, koje ubijaju u pojam i troše vaš život. Učinite sebi veliku uslugu - pokušajte pažljivije isplanirati svoj dan. Imaćete više vremena za sebe i za druge.

Raspoređivanje vremena je u stvari direktno povezano sa ispunjavanjem dugoročnih cijeva. Osim u slučaju da sami imate sasvim jasnu viziju o dva ili tri značajna cilja koji ne spadaju u rutinu, vašim životom će vladati svakodnevne, neodložne potrebe u vezi sa izlaskom novina.

To je velika slika. Evo male slike u obliku novih ideja koje vam mogu pomoći da efikasnije koristite male djeliće vremena.

Vježba 'dvije minute’: najmanje desetak puta u toku dana imate dvije 'neispunjene’ minute, kada na vas ne vrši pritisak nikakav hitni rok koji treba ispuniti. To vrijeme nije dovoljno za izvršavanje složenih zadataka, ali je dovoljno da bi ga bilo šteta protraćiti. Potrebno je da imate pri ruci spreman niz zadataka koji se mogu uraditi za dvije minute:

• Napisati obavještenja kolegi o nekoj posebno dobro urađenoj priči ili fotografiji.

• 'Pročitati’ magazin tako što ćete u sadržaju izabrati najbolji članak i 'skenirati’ ga pogledom.

• Skicirati memorandum koji morate napisati šefu kasnije tog dana

• Ažurirati 'faze akcije’ svog najvažnijeg projekta

• Očistiti set fajlova od prethodnog projekta

• Ispuniti formular troškova

• Na brzinu pregledati nekoliko novina iz drugih gradova, koje leže u gomili pored vašeg stola.

’Vježba dvije minute’ može ispuniti manje praznine u vremenu između zakazanih događaja.

Lista nepoželjnih aktivnosti: ovo je dobar uvid u nepoželjne aktivnosti na koje možete uzalud potrošiti vrijeme. Na mojoj listi 'surfanje interneta’ spada u 'nepoželjne aktivnosti’, bar prije nekog određenog sata krajem dana. Druga je gomilanje neodgovorenih e-mail poruka. Ne moram smjesta poslati odgovor, ali ću napisati bar skicu odgovora dok je poruka još svježa.

Ako radite posao koji je u opisu dužnosti nekog od vašeg podređenog osoblja (kao prisustvovanje rutinskom sastanku ili rad na elementarnim fazama projekta), stavite ih na listu 'nepoželjnih aktivnosti’, koja predstavlja skladište svih onih malih pametnih stvari koje radite ako želite nešto odložiti.

Planirajte sastanak unutar sastanka. Sastanci u redakciji nikad ne počinju na vrijeme. Možete ovo iskoristiti tako što ćete doći na vrijeme sa sopstvenim dnevnim redom: da govorite s nekim o projektu od zajedničkog interesa. U ovih nekoliko minuta 'neplaniranog’ sastanka, može se napraviti mnogo, a možda i doći do važnih riješenja, i time ukloniti potreba zakazivanja još jednog sastanka.

Pauze od pet minuta: odmaknite se od radnog stola svakog sata na otprilike pet minuta. Idite i porazgovarajte s nekim s kim ne razgovarate često, o sportu, fotografiji ili istraživanju tržišta. Naučićete nešto novo dok razbistravate misli, ali vodite računa da ne pokvarite njihov vremenski raspored dok ispunjavate svoj. Unesite u ovo nešto što će i za njih imati vrijednost.

Kontrolišite e-mail. Svi mi provodimo dosta vremena sa e-mailom, zato pokušajte ograničiti njegovo korištenje na određeno doba u toku dana. Sami sastavljajte svoje poruke gdje je to primereno, šaljite jednostavna pitanja ili ažuriranja, i koristite e-mail za zakazivanje kontakata licem u lice ili telefonskih razgovora.

Ako radite u timu, pokušajte podijeliti teret e-maila. Imenujte nekoga da svakog jutra filtrira i sortira sve e-mail poruke. To će uštedjeti vrijeme i nepotrebni stres; međutim, pobrinite se da redovno rotirate osobu za tu dužnost.

Fiksirajte vrijeme za važne stvari. Većina ljudi provede manje od 20 minuta dnevno radeći na svojim važnim ciljevima. Pošto je vaš dan predvidiviji nego što mislite, pokušajte ubaciti 20-minutni 'klin’ u svoje jutarnje obaveze, i ponovo kasnije, među poslijepodnevna zaduženja. Zadržite za sebe vrijeme za rad na važnim ciljevima. To može biti nešto sasvim jednostavno, kao improvizovana obrada neke ideje sa kolegom, ili planiranje razgovora sa urednikom u cilju daljnje razrade te ideje. Nije loše ponekad se odmaći od radnog stola, i tako izbjeći upade tipa 'imate li pet minuta?’

Svake večeri, prije nego što odete iz redakcije, unesite dva 'klina’ u svoj dnevni kalendar za sutrašnji dan. Ovi rasporedi će se razlikovati od dana do dana. Ako izbije neka krupna vijest i oduzme vam svo vrijeme, nema razloga da brinete zbog toga. Pokušajte ponovo sljedećeg dana. Nakon nekoliko sedmica, shvatićete koliko u stvari možete postići za vrijeme ovih 20-minutnih 'klinova’.

Radite sedmičnu kontrolu. Krajem svake sedmice, izračunajte koliko vremena u stvari provodite u radu na svojim važnim ciljevima. To su bitne stvari u vašem životu, zato ih morate pažljivo kontrolisati.

Preuzeto i prevedeno uz dozvolu autora sa sajta http://www.newsroomleadership.com/Reflections/